Implementar un plan estratégico en un centro educativo es como preparar una hoja de ruta que guía cada paso para alcanzar objetivos de crecimiento y desarrollo a largo plazo. En Kapta Estrategias ayudamos a los centros educativos a estructurar su plan estratégico para que sea una guía, identificando oportunidades y desafíos específicos de cada institución y definiendo los pasos necesarios para aprovechar sus fortalezas y enfrentar sus debilidades.
En este artículo queremos explicarte cómo implementamos estos planos en los colegios, para que todos los que forman parte del centro tengan una visión clara y compartida de hacia dónde van.
El primer paso es entender la situación actual del centro
Diagnóstico inicial con análisis DAFO
El primer paso es entender la situación actual del centro, y para eso, realizamos un análisis DAFO (sigalas de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades). Con esta herramienta podremos entender en qué punto se encuentra el colegio examinando tanto los aspectos internos del centro:
- Fortalezas: Incluye las cualidades o recursos propios que otorgan una ventaja competitiva al colegio. Por ejemplo, una sólida reputación de marca, una educación bilingüe o unas instalaciones tecnológicamente adaptadas al aula del futuro. Identificar las fortalezas permite aprovecharlas al máximo en las estrategias de marketing.
- Debilidades: aquellos factores internos que restan competitividad o eficiencia al colegio. Por ejemplo, falta de experiencia en el equipo directivo, una infraestructura obsoleta o comunicación interna insuficiente. Identificar las debilidades permite establecer acciones para corregirlas o mitigarlas.
y los aspectos externos para entender en qué punto se encuentra el colegio, tanto desde un punto de vista interno como externo.
- Amenazas: Son factores externos que ponen en riesgo la posición de la empresa o producto en el mercado. Son algunos ejemplos los competidores del centro educativo, cambios en la demanda educativa en tiempos de crisis o cambios demográficos o culturales.
- Oportunidades: Constituyen las circunstancias del entorno que la empresa puede aprovechar para crecer o mejorar su posición. Son ejemplos de Oportunidades la educación internacional y multilingüe, la digitalización y el uso de la tecnología en la educación o la formación y actualización continua del profesorado.
Desde Kapta Estrategias, sabemos que este análisis no es solo una lista de pros y contras. Al contrario, es el pilar de todo el plan, ya que nos permite identificar los aspectos clave sobre los que se debe trabajar. Una vez tenemos los datos del DAFO, los cruzamos para definir líneas estratégicas claras, que guiarán los objetivos a corto, medio y largo plazo.
Fijación de objetivos claros y realistas
Con los resultados del análisis DAFO, es hora de definir los objetivos específicos del centro, ajustándolos a su realidad y posibilidades. En Kapta Estrategias siempre recomendamos fijar objetivos SMART: Específicos (debemos definir objetivos claros y específicos, evitando ambigüedades), Medibles (deben ser objetivos cuantificables y debemos poder evaluarlos), Alcanzables (deben ser realistas y posibles de alcanzar con los recursos disponibles), Relevantes (han de ser significativos, su consecución debe ser un logro que provoque cambios) y con un horizonte Temporal (han de estar limitados en el tiempo, ya que se trata de acciones concretas, definidas para un periodo con fecha límite).
Estos objetivos están orientados a cubrir distintos aspectos, como la captación de nuevos alumnos, la retención de los actuales, la mejora del posicionamiento del centro y la satisfacción tanto de familias como del equipo interno. Muchas veces trabajamos con centros donde no hay un departamento de marketing profesionalizado, y sabemos lo valioso que es que profesores y personal del colegio asumen estos roles con dedicación. Nuestro papel es darles las herramientas y la estructura para que puedan hacerlo de manera eficaz y sencilla.
Definir las acciones y asignar recursos
Con los objetivos definidos, toca definir cómo alcanzarlos. Para cada objetivo, detallamos las acciones específicas a llevar a cabo, los recursos necesarios (humanos y financieros) y el calendario de ejecución. Desde Kapta Estrategias, damos especial importancia a que todos los implicados tengan claro quién hace qué y cuándo. Esto incluye desde el personal administrativo hasta el profesorado, todos pueden contribuir al éxito del plan.
Por ejemplo, si el objetivo es mejorar la captación, una acción puede ser realizar jornadas de puertas abiertas o campañas digitales en redes sociales y Google Ads. En cuanto a los recursos, además del presupuesto para publicidad, se requiere que el personal esté preparado para atender a los padres interesados y que el centro tenga una presentación atractiva.
Establecer indicadores de Rendimiento (kpi)
Para asegurarnos de que todo marcha según lo planeado, es fundamental medir el rendimiento de las acciones mediante indicadores clave de rendimiento (KPI). Por definición, un KPI es una métrica o dato cuantitativo que se utiliza para medir en qué medida se cumplen los objetivos específicos definidos. Al seleccionar un KPI es fundamental elegir métricas sobre las que podamos actuar, es decir, indicadores sobre los cuales podamos incidir con acciones concretas. No tiene sentido medir algo que no podamos cambiar ni mejorar.
En Kapta Estrategias, como expertos en Marketing Educativo, sabemos que un buen indicador de éxito para una campaña de captación es, por ejemplo, el número de leads generados y el porcentaje de visitas que terminan en matrículas.
Es muy importante saber qué acciones son más efectivas y cuáles no están dando los resultados esperados. Por ejemplo, si lanzamos una campaña en redes sociales, uno de los KPI puede ser el número de interacciones o de mensajes directos recibidos, mientras que, para una jornada de puertas abiertas, podríamos medir el número de asistentes y el porcentaje de matrículas que provienen de dicha actividad. Para medir las acciones es conveniente hacer uso de herramientas de medición correctamente configuradas. Sólo así podremos tomar decisiones conforme a los resultados obtenidos.
Supervisión y ajustes continuos
Un plan estratégico no es algo que se implanta y se deja correr solo. Con el servicio de consultoría del Plan estratégico que ofrecemos, revisamos junto al centro los resultados de cada acción de forma mensual, para hacer los ajustes necesarios. Sabemos que en marketing y estrategia, hay que ser flexibles y adaptar las tácticas cuando sea necesario. Este enfoque es clave para asegurar que los objetivos se van cumpliendo y que los recursos se están aprovechando al máximo.
Por ejemplo, si se observa que una acción de publicidad en redes sociales no está generando el interés esperado, podemos modificar el mensaje o el público objetivo, de manera que el presupuesto se utilice de forma óptima.
…en marketing y estrategia, hay que ser flexibles y adaptar las tácticas cuando sea necesario
Contar con un proceso comercial bien definido
Sabemos que no basta con atraer familias interesadas; es necesario que el centro tenga un proceso comercial claro para transformar ese interés en matrículas. Esto incluye desde el momento en que la familia solicita información, hasta la visita al centro y el seguimiento posterior. En muchos centros, es el propio equipo de profesores o personal administrativo el que realiza estos trabajos, y con nuestra ayuda, estructuramos cada paso para que el proceso sea fácil de seguir y eficaz.
Implementar un plan estratégico en un centro educativo no es algo complicado, pero sí requiere planificación y estructura. En Kapta Estrategias, nos especializamos en acompañar a los centros a lo largo de este proceso, asegurándonos de que cada paso esté alineado con los objetivos del colegio y de que el impacto se sienta tanto en la captación de nuevos alumnos como en la satisfacción de las familias actuales.
Un plan estratégico bien ejecutado no solo permite que el colegio alcance sus metas, sino que también ayuda a que el centro mantenga su rumbo en un entorno educativo cada vez más competitivo.
