En Kapta Estrategias, como expertos en marketing educativo, siempre hemos defendido la importancia de la entrevista individualizada como el mejor método para que una familia conozca un colegio en profundidad. La jornada de puertas abiertas es un excelente complemento, pero no sustituye la atención personalizada que permite abordar las necesidades y expectativas concretas de cada familia.
¿Por qué damos tanta importancia a la entrevista individual? Porque en un evento grupal como las puertas abiertas, muchas familias se van con dudas. No reciben un trato personalizado y, en muchas ocasiones, no se sienten cómodas compartiendo preguntas sobre su hijo en un entorno con muchas más personas. Por ello, siempre recomendamos empezar con una entrevista individual y, si lo desean, asistir también a la jornada de puertas abiertas para reforzar su decisión.
Dicho esto, veamos cuál es la estructura ideal de una jornada de puertas abiertas bien organizada.
Antes de la jornada: La clave está en la comunicación
Una jornada de puertas abiertas no empieza el día del evento, sino mucho antes, con una planificación y comunicación estratégica adecuada. En este primer paso, hay tres ejes fundamentales:
- Comunicación interna:
- Informar a todo el personal del colegio sobre la jornada y su importancia.
- Motivar a las familias actuales a que inviten a amigos o familiares que puedan estar interesados en conocer el centro.
- Facilitar un formulario de inscripción para que los interesados puedan registrarse con facilidad.
- Campaña de comunicación externa:
- Anunciar el evento en redes sociales, revistas y periódicos locales.
- Crear una estrategia publicitaria digital segmentada para llegar a familias con interés en centros educativos.
- Acercamiento a escuelas infantiles dela zona.
- Organización del personal y estructura de la jornada:
- Definir los roles de cada persona que participará en el evento.
- Dirección recibe a las familias y presenta el colegio durante los primeros 5-10 minutos.
- Organizar a las familias en grupos pequeños para hacer la visita más ágil y evitar aglomeraciones.
Durante la jornada: Cómo organizar la experiencia
El recorrido de la jornada debe estar bien estructurado para que las familias puedan conocer el colegio de forma clara, organizada y memorable. Estos son los pasos clave:
- Recepción por parte del equipo directivo
- La dirección da la bienvenida y presenta el colegio.
- Se destaca qué hace único al centro y cuáles son sus proyectos futuros.
- División en grupos e itinerarios personalizados
- Para evitar aglomeraciones, las familias deben separarse en grupos y visitar diferentes puntos del colegio de manera fluida.
- Se enseña el aula, el patio, la zona de comedor y los espacios más diferenciadores del colegio.
- En el recorrido hay puntos de información, son mesas informativas con personal que explica los servicios del colegio, permitiendo que las familias hagan preguntas.
- Experiencia inmersiva
- Se invita a los padres a tocar y conocer los materiales con los que trabajan los alumnos.
- Se muestra el día a día del colegio a través de ejemplos concretos y experiencias reales.
- Momento de encuentro y networking
- Una vez finalizado el recorrido, se ofrece un pequeño refrigerio en un punto de encuentro donde las familias pueden conversar y resolver dudas en un ambiente relajado.
- Entrega del «Bye Bye Pack»
- En lugar del clásico «Welcome Pack», se entrega un «Bye Bye Pack», con información del centro y un pequeño obsequio.
Se recuerda a las familias que, si no han tenido una entrevista individualizada, pueden reservar una cita en ese momento.
Después de la jornada: Seguimiento y fidelización
El trabajo no termina cuando las familias salen del colegio. Desde Kapta Estrategias, siempre recomendamos que los centros establezcan un plan de seguimiento para mantener el interés de las familias y reforzar la relación con ellas hasta el momento de la inscripción. Recuerda que hay familias que visitan hasta nueve colegios.
Algunas estrategias efectivas incluyen:
- Envío de emails personalizados con un resumen de la jornada y enlaces a información relevante del colegio.
- Invitaciones a eventos posteriores, como charlas para familias, talleres experienciales o actividades abiertas.
- Llamadas estratégicas para resolver dudas y ofrecer apoyo en el proceso de preinscripción.
Este seguimiento permite mantener el nivel de notoriedad alto y fortalece la relación con las familias interesadas, aumentando la tasa de conversión a matrícula.
Un enfoque estratégico para captar familias
Las jornadas de puertas abiertas son una gran oportunidad para mostrar el colegio en acción, pero su verdadero valor está en cómo se complementan con la entrevista individualizada. Un evento bien organizado, con una comunicación efectiva antes, durante y después, puede marcar la diferencia en el proceso de captación y fidelización de nuevas familias.
En Kapta Estrategias, ayudamos a los colegios a diseñar estrategias de captación efectivas y jornadas de puertas abiertas que realmente impacten en las familias. ¿Quieres mejorar la estrategia de admisión de tu colegio? Contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte.
