En Kapta Estrategias, siempre hemos defendido que la entrevista individualizada es el pilar fundamental del proceso de captación de nuevas familias en un centro educativo. Si bien las jornadas de puertas abiertas pueden ser útiles para dar una visión general del colegio, es en la entrevista individual donde realmente se construye una conexión con las familias, se atienden sus necesidades específicas y se refuerza la confianza en la decisión de matriculación.
Sin embargo, la forma en que se estructura la entrevista es clave para que la experiencia del usuario sea positiva y memorable. En este sentido, como expertos en marketing educativo, recomendamos la estructura sándwich, una metodología que pone en el centro la experiencia del visitante y permite que las familias vivan el colegio de una manera auténtica y significativa.
A continuación, analizamos las diferencias entre la estructura canapè, que muchas veces se aplica de manera errónea en los colegios, y la estructura sándwich, que garantiza una experiencia fluida y emocionalmente impactante.
¿Por qué la entrevista individual es clave en la captación de familias?
El 90% de la decisión de una familia se basa en la confianza y en la percepción de seguridad que les transmite el colegio. En una entrevista personalizada, los responsables del centro pueden:
- Conocer mejor a la familia y sus expectativas.
- Resolver dudas de manera cercana y adaptada a sus necesidades.
- Generar una conexión emocional que refuerce la confianza en el colegio.
- Destacar los valores diferenciales del centro que más encajen con la familia.
Mientras que en una jornada de puertas abiertas la atención es grupal y más impersonal, la entrevista permite que cada familia se sienta escuchada y comprendida, reforzando su confianza en el colegio como la mejor opción para su hijo.
Estructura canapè vs. estructura sándwich: la diferencia entre informar y emocionar
La estructura canapè: un error común en los colegios
Muchos colegios siguen utilizando una estructura canapè en sus entrevistas con familias, lo que genera una experiencia fría y poco personalizada. Este tipo de entrevista suele seguir el siguiente esquema:
- Recepción y entrega de información administrativa
- Se recibe a la familia con folletos o materiales informativos.
- Se explican precios, horarios y normativas sin haber escuchado previamente las necesidades de la familia.
- Recorrido rápido por el colegio
- Se enseñan las instalaciones, pero sin un hilo conductor claro ni un enfoque emocional.
- Cierre de la visita con preguntas
- Se dejan las dudas para el final, cuando la familia ya ha recibido demasiada información sin haber generado una conexión previa.
Este enfoque es un error porque se prioriza la parte administrativa antes de conocer las necesidades de la familia. Muchas veces, esto provoca que las familias se sientan tratadas como un número más en el proceso de admisión en lugar de sentir que realmente se les escucha y se les acompaña en su toma de decisión.
La estructura sándwich: conectar primero, emocionar después, cerrar con confianza
En Kapta Estrategias, apostamos por la estructura sándwich, que divide la entrevista en tres fases bien diferenciadas, permitiendo que la familia viva una experiencia más cálida y personalizada.
1. Primer pan del sándwich: conexión inicial (5-10 minutos en una sala privada)
La visita comienza en una sala cómoda y acogedora, donde se rompe el hielo y se genera un primer vínculo con la familia.
- Se inicia con una pregunta clave:
«¿Qué tipo de colegio estáis buscando para vuestro hijo?»- Con esta pregunta, se invita a las familias a expresarse, permitiendo al colegio adaptar la entrevista a sus intereses específicos.
- Se ofrece una breve introducción sobre los valores del colegio, pero siempre enfocada en lo que la familia ha expresado.
- Se crea un ambiente distendido donde los padres se sientan cómodos para compartir inquietudes o expectativas.
2. El relleno del sándwich: recorrido emocional por el colegio (durante el horario escolar)
Esta es la parte más importante y la que genera el mayor impacto en la decisión de la familia.
- El recorrido se realiza en horario escolar, permitiendo que las familias vean la vida del colegio en su máxima expresión.
- Se visitan las aulas y espacios diferenciadores mientras los niños están en clase, para que los padres puedan observar la dinámica de enseñanza.
- Se permite que los padres toquen los materiales, vean los proyectos de los alumnos y sientan la atmósfera del colegio en su día a día.
Este momento es clave porque no solo se está mostrando el colegio, sino que se está transmitiendo una experiencia.
3. Segundo pan del sándwich: cierre con resolución de dudas y compromiso (10 minutos finales en la sala)
Una vez finalizado el recorrido, la familia vuelve a la sala inicial para resolver dudas y reforzar la confianza en la decisión.
- Se retoman los puntos que la familia mencionó al inicio y se responde a sus inquietudes.
- Se habla de precios y aspectos administrativos, pero ahora con la confianza ya generada.
- Se finaliza con un compromiso de seguimiento, manteniendo el contacto con la familia para acompañarla en el proceso de inscripción.
Este enfoque garantiza que las familias salgan con una visión clara del colegio, sintiéndose escuchadas y con la seguridad de que su hijo encajará en el centro.
Cómo optimizar la entrevista individualizada en tu colegio
Para que la entrevista individual sea realmente efectiva, es importante que el equipo encargado de realizarlas tenga una formación específica en comunicación y captación de familias. Algunas recomendaciones clave incluyen:
- Escuchar activamente antes de hablar, permitiendo que la familia exprese sus inquietudes.
- Evitar discursos automatizados, personalizando cada reunión según las necesidades de la familia.
- Crear un ambiente acogedor, en un espacio cómodo y sin distracciones.
- Realizar un seguimiento posterior, resolviendo dudas adicionales y acompañando a la familia en el proceso de decisión.
La experiencia es la clave del éxito
La entrevista individualizada es el momento más importante en el proceso de captación de familias. No solo se trata de transmitir información, sino de crear una experiencia que refuerce la confianza y la conexión emocional con el colegio.
Mientras que la estructura canapè convierte la visita en un trámite informativo, la estructura sándwich pone en el centro a la familia, asegurando que viva el colegio en primera persona antes de tomar su decisión.
En Kapta Estrategias, ayudamos a los colegios a mejorar su proceso comercial a través de estrategias de captación efectivas y formación en entrevistas individualizadas. Si quieres mejorar la conversión de visitas en matrículas, contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte.
